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Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 17 décembre 2025

Sphère (« nous », « notre » ou « nous ») s’engage à protéger la vie privée et les renseignements personnels de nos membres, visiteurs et partenaires. Cette politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons, stockons et protégeons les renseignements personnels conformément à la Loi du Québec relative à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25).

1. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous pouvons recueillir les informations personnelles suivantes lorsque vous interagissez avec Sphère :

  • Prénom et nom de famille

  • Adresse courriel

  • Titre de poste et organisation

  • Parcours professionnel ou rôle en RH

  • Informations partagées lors des appels de découverte, des demandes d’adhésion, des sessions ou des discussions communautaires

  • Informations liées aux paiements (traitées par des fournisseurs tiers sécurisés)

  • Toute autre information que vous fournissez volontairement

Nous ne recueillons que les informations personnelles nécessaires aux fins décrites ci-dessous.

2. Comment nous utilisons vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont utilisés pour :

  • Évaluer l’adéquation et l’admissibilité à l’adhésion à Sphère

  • Communiquer avec vous au sujet de Sphère, de ses activités et de votre adhésion

  • Offrir des expériences d’apprentissage, des séances communautaires et des événements

  • Faciliter les liens et les interactions communautaires

  • Offrir du coaching, des heures de bureau et du soutien au développement

  • Gestion de la facturation et de l’administration des adhésions

  • Améliorer notre offre et l’expérience des membres

  • Respecter les obligations légales et réglementaires

Vos informations ne sont jamais vendues et sont utilisées uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

3. Consentement

En fournissant vos informations personnelles, vous consentez à leur collecte, utilisation et divulgation telles que décrites dans cette politique de confidentialité.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, en nous contactant (voir Section 10).

4. Confidentialité et espaces communautaires

Sphère accorde une grande importance à la confidentialité et à la sécurité psychologique.

  • Tous les membres doivent signer une entente de confidentialité

  • Les informations partagées lors des sessions, des activités de co-développement, des heures de bureau ou au sein de la communauté devraient rester confidentielles

  • Sphère n’enregistre ni ne partage de divulgations personnelles sans consentement explicite

5. Partage d’informations personnelles

Nous ne pouvons partager des informations personnelles que dans les circonstances limitées suivantes :

  • Avec des fournisseurs de services de confiance (par exemple, les processeurs de paiement, les fournisseurs de plateformes) qui exigent l’information pour effectuer leurs services et qui sont liés par des obligations de confidentialité

  • Lorsque la loi ou les autorités réglementaires l’exigent

  • Avec votre consentement explicite

Les fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur du Québec. Dans de tels cas, nous prenons des mesures raisonnables pour garantir que vos renseignements personnels sont adéquatement protégés.

6. Stockage et sécurité des données

Nous prenons des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation ou l’utilisation.

Les informations personnelles ne sont conservées que le temps nécessaire pour remplir les objectifs pour lesquels elles ont été recueillies ou selon l’exigence légale.

7. Photos et vidéos lors d’événements

Sphère peut collecter des photographies ou des enregistrements vidéo lors d’événements en personne ou virtuels, de rassemblements ou d’activités communautaires.

Les images sont collectées à des fins de communication, promotionnelles et archives, y compris sur le site web de Sphère, les plateformes de médias sociaux, les bulletins d’information et d’autres supports de communication.

La collecte et l’utilisation des images reposent sur le consentement. Le consentement est obtenu par la participation aux activités de Sphère et par la reconnaissance du Code de conduite de la Sphère.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant le responsable de la confidentialité. Sur demande, Sphère prendra des mesures raisonnables pour empêcher l’utilisation d’images identifiables lorsque cela est possible.

8. Vos droits

Selon la loi québécoise, vous avez le droit de :

  • Accédez à vos renseignements personnels

  • Demander des corrections à des informations inexactes ou incomplètes

  • Retirez votre consentement (sous certaines limites)

  • Demandez des informations sur la façon dont vos données personnelles sont utilisées et partagées

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les informations ci-dessous.

9. Cookies et analyse du sites web

Notre site web peut utiliser des cookies ou des technologies similaires pour améliorer l’expérience utilisateur et analyser le trafic du site web.

Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur pour refuser les cookies ou vous aviser lorsque des cookies sont utilisés. Certaines fonctionnalités du site web peuvent ne pas fonctionner correctement sans cookies. 

10. Modifications à cette politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements dans nos pratiques ou exigences légales.

La version la plus récente sera toujours disponible sur notre site web, avec la date d’entrée en vigueur clairement indiquée.

11. Agent de protection de la vie privée et informations de contact

Conformément à la loi québécoise, Sphère a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Christina Simanella
Fondatrice, Sphère

Courriel :christina@hrsphere.ca

Privacy Policy

Last updated: December 17, 2025

Sphere (“we,” “our,” or “us”) is committed to protecting the privacy and personal information of our members, visitors, and partners. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, store, and protect personal information in accordance with Quebec’s Act respecting the protection of personal information in the private sector (Law 25).

1. Personal Information We Collect

We may collect the following personal information when you interact with Sphere:

  • First and last name

  • Email address

  • Job title and organization

  • Professional background or HR role

  • Information shared during discovery calls, membership applications, sessions, or community discussions

  • Payment-related information (processed through secure third-party providers)

  • Any other information you voluntarily provide

We only collect personal information that is necessary for the purposes described below.

2. How We Use Your Personal Information

Your personal information is used to:

  • Assess fit and eligibility for Sphere membership

  • Communicate with you about Sphere, its activities, and your membership

  • Deliver learning experiences, community sessions, and events

  • Facilitate connections and community interactions

  • Provide coaching, office hours, and development support

  • Manage billing and membership administration

  • Improve our offerings and member experience

  • Meet legal and regulatory obligations

Your information is never sold and is only used for the purposes for which it was collected.

3. Consent

By providing your personal information, you consent to its collection, use, and disclosure as described in this Privacy Policy.

You may withdraw your consent at any time, subject to legal or contractual restrictions, by contacting us (see Section 10).

4. Confidentiality and Community Spaces

Sphere places a high value on confidentiality and psychological safety.

  • All members are required to sign a confidentiality agreement

  • Information shared during sessions, co-development activities, office hours, or within the community is expected to remain confidential

  • Sphere does not record or share personal disclosures without explicit consent

5. Sharing of Personal Information

We may share personal information only in the following limited circumstances:

  • With trusted service providers (e.g., payment processors, platform providers) who require the information to perform their services and who are bound by confidentiality obligations

  • When required by law or regulatory authorities

  • With your explicit consent

Service providers may be located outside Quebec. In such cases, we take reasonable steps to ensure that your personal information is adequately protected.

6. Data Storage and Security

We take reasonable administrative, technical, and physical measures to protect your personal information against loss, theft, unauthorized access, disclosure, or use.

Personal information is retained only for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected or as required by law.

7. Photos and Videos at Events

Sphere may collect photographs or video recordings during in-person or virtual events, gatherings, or community activities.

Images are collected for communication, promotional, and archival purposes, including use on Sphere’s website, social media platforms, newsletters, and other communication materials.

The collection and use of images are based on consent. Consent is obtained through participation in Sphere activities and through acknowledgement of Sphere’s Code of Conduct.

You may withdraw your consent at any time by contacting the Privacy Officer. Upon request, Sphere will take reasonable steps to stop the use of identifiable images where feasible.

8. Your Rights

Under Quebec law, you have the right to:

  • Access your personal information

  • Request corrections to inaccurate or incomplete information

  • Withdraw your consent (subject to certain limitations)

  • Request information about how your personal data is used and shared

To exercise these rights, please contact us using the information below.

9. Cookies and Website Analytics

Our website may use cookies or similar technologies to improve user experience and analyze website traffic.

You may modify your browser settings to refuse cookies or to notify you when cookies are being used. Some website features may not function properly without cookies.

10. Changes to This Privacy Policy

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in our practices or legal requirements.

The most current version will always be available on our website, with the effective date clearly indicated.

11. Privacy Officer and Contact Information

In accordance with Quebec law, Sphere has designated a person responsible for the protection of personal information.

Christina Simanella
Founder, Sphere

Email: christina@hrsphere.ca